Meldpunt klokkenluiders

Je kunt een melding doen over inbreuken die gebaseerd zijn op informatie die je uit de werkomgeving verkreeg. Een inbreuk is een handeling of een nalatigheid (iets wat men niet doet) die onrechtmatig zijn, die de hier genoemde regelgeving schenden.

Voorbeelden hiervan zijn: inbreuken inzake fraude, financiële onregelmatigheden, sociale of fiscale fraude, inbreuken inzake overheidsopdrachtenregelgeving, milieu overtredingen, overtredingen mbt volksgezondheid, veiligheid van vervoer, veiligheid levensmiddelen, consumentenbescherming, bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, …enz

Het gaat hier dus niet om klachten over de zorg of dienstverlening van OLO-Rotonde. Voor deze klachten verwijzen we je graag naar het klachtenformulier. 

1. Je hebt een werkrelatie met OLO-Rotonde.
   De werkrelatie is ruimer dan eigen (ex-)werknemers. Het gaat ook over externen die via hun werk met OLO-Rotonde in contact komen. Denk bijvoorbeeld aan vrijwilligers, stagiairs, sollicitanten, consultants, studenten of leveranciers, (onder)aannemers of wie onder hun toezicht werkt, … Ook wie op zelfstandige basis prestaties voor OLO-Rotonde levert of bestuurders kunnen meldingen maken.
   
   
2. Wanneer je te goeder trouw een melding doet, ben je beschermd tegen eventuele represailles vanuit OLO-Rotonde.
   Wie opzettelijk onjuiste of misleidende informatie meldt, geniet geen bescherming. Je moet redelijke gronden hebben om aan te nemen dat wat je meldt juist is, dit gezien de omstandigheden en de informatie waarover je op het moment van de melding beschikt.
   
   
3. Zijn eveneens beschermd:
   1. Facilitators (een persoon die de klokkenluider bijstaat in het meldingsproces en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn).
   2. Derden die verbonden zijn met de klokkenluiders en die het risico lopen op represailles (zoals collega's of familieleden van de melder, vakbondsafgevaardigden).

1. Bescherming van je identiteit
   De bescherming van de klokkenluidersregeling houdt enerzijds in dat de melding zelf en de opvolging van de melding zo georganiseerd zijn dat jouw veiligheid maximaal gegarandeerd wordt. Je (identificatie)gegevens worden niet gedeeld met anderen. Moest dit zeer uitzonderlijk toch nodig zijn (bv. gerechtelijk onderzoek), neemt de meldingsbeheerder hierover voorafgaandelijk contact met je op.
   
   De meldingsbeheerder OLO-Rotonde neemt een strikte neutraliteit in acht. In geen geval wordt je melding behandeld door een persoon die betrokken is of was bij de feiten waarop de melding betrekking heeft.
   
   Ook anonieme meldingen worden met ernst opgevolgd. Ingeval van een anonieme melding geniet je tevens de klokkenluidersbescherming indien je op een later moment zou worden geïdentificeerd.
   
   
2. Verbod op represailles
   Anderzijds regelt de klokkenluidersregeling dat binnen OLO-Rotonde geen maatregelen genomen mogen worden ten aanzien van de melder. Je bent beschermd tegen represailles of elke benadeling ten gevolge van de melding.
   
   Het gaat concreet over een verbod op iedere (in)directe handeling of nalatigheid die tot een ongerechtvaardigde benadeling van de melder leidt of kan leiden.
   
   De tweeledige bescherming van de klokkenluidersregeling geldt enkel ten aanzien van melders wanneer zij gegronde redenen hebben te geloven dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist is. Een melder die bewust foutieve informatie meldt, wordt niet beschermd.

Elke melding zal grondig en in strikt vertrouwen worden onderzocht door de
meldingsbeheerder. Zonder jouw uitdrukkelijke toestemming zal je identiteit niet bekendgemaakt worden aan andere personen dan de meldingsbeheerders.

Elke verwerking van je melding gebeurt in overeenstemming met de GDPR. Niet-gemachtigde personen hebben geen toegang tot je gegevens.

Na ontvangst van je melding is de aanmeldpersoon verantwoordelijk voor de opvolging. Je ontvangt als melder binnen de zeven dagen (na de dag waarop het meldkanaal je melding ontvangen heeft) een ontvangstmelding, tenzij: 

• je melding anoniem werd ingezonden; 
• je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding. 

Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde. Concreet: er zal feedback verstrekt worden aan de klokkenluider omtrent de geplande of genomen maatregelen naar aanleiding van de melding, alsook omtrent de redenen van deze opvolging. Deze feedback bevat geen details over specifieke personen en kan dan ook eerder van algemene aard zijn.

Je ontvangt deze informatie: 

• binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd;
• of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is;
• de termijn kan eenmalig met drie maanden verlengd worden. Je wordt daarvan op de hoogte gebracht.

De aanmeldpersoon zal je melding registreren in een apart en vertrouwelijk register en een voorafgaand onderzoek starten om na te gaan of je bezorgdheid gegrond lijkt. Deze zal de communicatie met jou onderhouden en je, indien nodig, om nadere informatie vragen. De aanmeldpersoon zal je ook informeren over de ondernomen of geplande actie in reactie op je melding.

Feedback kan betrekking hebben op:

• de doorverwijzing naar andere kanalen of procedures in geval van meldingen die uitsluitend de individuele rechten van de melder betreffen;
• beëindiging van de procedure wegens onvoldoende bewijs of om andere redenen;
• de start van een intern onderzoek en eventueel de bevindingen daarvan en maatregelen om het gestelde probleem aan te pakken.

Het is mogelijk dat uit het voorafgaand onderzoek blijkt dat je melding geen (mogelijke)
inbreuk op het Europees Unierecht of nationaal recht is, maar een bezorgdheid of incident
waarvoor andere kanalen bestaan binnen onze vzw. De meldingsbeheerder kan je dan
voorstellen om het juiste traject en kanaal te gebruiken. Je bent niet verplicht dit voorstel
te aanvaarden.

Je kan enkel feedback ontvangen indien we over jouw contactgegevens beschikken. Als je volledig anoniem meldt, is feedback dus niet mogelijk.

Indien je je identiteit niet kenbaar wil maken maar toch feedback wenst te ontvangen, kan je een 'anoniem' e-mailadres aanmaken  We verwijzen je hiervoor graag verder naar enkele gratis email-diensten:

• Gmail-account aanmaken
• Outlook-account aanmaken
• Yahoo-account aanmaken

De meldingsbeheerder houdt een register bij van alle meldingen, waarin zowel de ontvangst van de melding, het onderzoek ernaar en de oplossing ervan worden opgevolgd. Het meldingsregister beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten. 

De meldingsbeheerder stelt één maal per jaar een volledig geanonimiseerd jaarverslag op van de ontvangen meldingen. Het Bestuursorgaan ontvangt dit jaarverslag ter informatie.

De klokkenluidersregelgeving maakt het onderscheid tussen 3 types van rapporteringskanalen:

1. Interne meldingen
2. Externe meldingen bij een extern meldingskanaal
3. Openbaarmaking

Klokkenluiders worden evenwel aangemoedigd in eerste instantie de interne meldingsprocedure te volgen, alvorens eventueel tot een externe melding over te gaan. Op deze wijze kan ter plaatse, binnen de organisatie, op een doeltreffende en snelle manier naar een oplossing gezocht worden en kan er onmiddellijk en pragmatisch worden gehandeld.

Interne melding (binnen OLO-Rotonde vzw) 

Klokkenluiders die binnen de organisatie een melding wensen te maken over een potentiële inbreuk zoals hierboven omschreven, hebben de mogelijkheid om dit schriftelijk en/of mondeling te doen. Het interne meldpunt gaat aan de slag met je melding en behandelt die altijd vertrouwelijk.

• Schriftelijke melding via e-mail: Stuur een e-mail naar klokkenluiders@olo-rotonde.be 
  
  
• Schriftelijke melding via brief: Schrijf op je envelop "PERSOONLIJK" of "VERTROUWELIJK" en stuur naar:
  OLO-Rotonde vzw
  T.a.v. Meldingenbeheerder klokkenluiders 
  Miksebaan 264 B
  2930 Brasschaat
  
  
• Telefonische melding: Bel naar 03 633 98 51 en vraag naar "de aanmeldpersoon voor klokkenluiders". Van zodra je de aanmeldpersoon aan de lijn hebt geef je aan dat je telefonisch een melding wilt maken. 
  
  
• Melding tijdens een fysieke ontmoeting: Bel naar 03 633 98 51 en vraag naar "de aanmeldpersoon voor klokkenluiders". Van zodra je deze aan de lijn hebt geef je aan dat je een afspraak wenst om een melding te maken. 

Bij een schriftelijke melding voorzie je de volgende informatie: 

• Omschrijf je relatie tot OLO-Rotonde;
• Geef een omschrijving van de inbreuk: situatie, betrokkene(n), eventuele schade of negatieve gevolgen, periode/tijdstip, ... 
  Volgende vragen kunnen je hierbij helpen: 
  • Wat is er gebeurd of gaat er mogelijk gebeuren? 
  • Wanneer is het gebeurd?
  • Waar is het gebeurd? Binnen welke voorziening, afdeling, team? 
  • Wie is erbij betrokken?
  • Is de situatie nog steeds aan de gang? 
  • Zijn er personen die de gemelde feiten kunnen bevestigen? Wie? 
  • Zijn er andere gegevens of elementen die kunnen helpen om jouw melding verder te onderzoeken? 

Wil je een ontvangstbevestiging? Zorg er dan voor dat jouw contactgegevens duidelijk terug te vinden zijn bij de melding. Wil je dit graag maar wens je ook anoniem te blijven? Bekijk dan hierboven de tip bij "Wat gebeurt er met een melding" over hoe je een anoniem e-mailadres kunt aanmaken. 

Bij een telefonische melding: 

Je kan een persoonlijk gesprek aanvragen via bovenstaand telefoonnummer.
Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van je melding te bespreken. Als je ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Elk van de bovengenoemde werkwijzen wordt op een veilige manier beheerd, zodat de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider en van elke door hem genoemde derde partij gewaarborgd is, aangezien onbevoegde personeelsleden geen toegang hebben tot deze interne meldingskanalen.

De bevoegde personen garanderen steeds een neutrale en onafhankelijke opvolging van de melding en de afwezigheid van het ontstaan van eventuele belangenconflicten. De bevoegde personen zullen zich steeds op een professionele en integere manier gedragen, waarbij de melding met de nodige discretie zal worden behandeld en waarbij een zorgvuldige opvolging en afhandeling van de ontvangen melding wordt verzekerd.

Externe melding 

Als je van mening bent dat jouw melding niet doeltreffend behandeld kan worden binnen OLO-Rotonde, dan kan je je richten tot: 

Federale Ombudsman 
Tel: 0800 99 961
Adres: Leuvenseweg 48
1000 Brussel

www.federaalombudsman.be 

Of tot één van de volgende partijen: 

• De FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie;

• De FOD Financiën;

• De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu;

• De FOD Mobiliteit en Verkeer;

• De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;

• ...